Politique de confidentialité

Les dix principes suivants encadrent nos pratiques en matière de renseignements personnels.

Principe 1 – Responsabilité
RPS est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris ceux communiqués à des tiers aux fins de fournir des services demandés par nos clients, nos employés ou vous.

Principe 2 – Détermination des finalités
RPS reçoit des renseignements personnels fournis par ses sociétés affiliées et ses clients, notamment des institutions financières, des courtiers, des avocats, entre autres, lorsque ces renseignements sont nécessaires pour permettre à RPS de fournir les services demandés. Nous sommes tenus de protéger la confidentialité de ces renseignements personnels et il nous est interdit d’en faire usage autrement que dans les limites autorisées par vous.
Notre politique consiste à traiter vos renseignements personnels conformément à l’autorisation que vous avez donnée ou conformément à la politique de confidentialité de votre institution financière dans le cadre de laquelle ces renseignements ont été recueillis.
Sauf exception prévue par la LPRPDE quant à l’obtention du consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, RPS s’appuie sur ses sociétés affiliées ou ses clients institutions financières (tous assujettis à la LPRPDE) pour obtenir le consentement de leurs clients avant de transmettre leurs renseignements personnels à RPS.
RPS informe ses clients des fins pour lesquelles elle utilise ou communique des renseignements personnels, avant ou au moment où l’information est fournie à RPS.

Principe 3 – Consentement
RPS exigera que ses sociétés affiliées ou ses clients obtiennent votre consentement avant ou au moment où RPS reçoit, utilise ou communique vos renseignements personnels. Si RPS recueille des renseignements personnels directement auprès de vous, RPS obtiendra d’abord votre consentement au moment de la collecte ou avant celle-ci.
Le consentement peut être explicite ou implicite.
Dans certains cas limités, le consentement peut être donné par un représentant autorisé, par exemple une personne détenant une procuration ou un tuteur légal. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de certaines exceptions. Toutefois, RPS peut collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement dans des circonstances exceptionnelles où cette collecte, cette utilisation ou cette divulgation est autorisée ou requise par la loi.

Principe 4 – Limitation de la collecte
Les renseignements recueillis par RPS seront limités à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées et communiquées au client, à vous, ou nécessaires à la prestation des services demandés. Les renseignements seront recueillis par des moyens équitables et légaux.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation, et disposition
Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles vous avez consenti, ou pour d’autres utilisations ou communications permises ou exigées par la loi. Les renseignements personnels ne peuvent être conservés que pour la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve de nos pratiques habituelles de conservation des dossiers et des lois applicables.
Dans certaines circonstances exceptionnelles prévues par la LPRPDE, RPS peut avoir l’obligation légale ou le droit de communiquer des renseignements personnels sans votre connaissance ou votre consentement, notamment lorsque cette communication est requise pour se conformer à une assignation, un mandat ou une ordonnance émise par un organisme ayant le pouvoir d’exiger une telle communication, ou lorsqu’elle est faite à une institution gouvernementale si nous avons des motifs raisonnables de croire que l’information concerne une contravention aux lois du Canada ou d’une province, ou des questions de sécurité nationale.

Les méthodes de disposition peuvent inclure, sans s’y limiter :

• Suppression sécurisée des fichiers électroniques au moyen de techniques reconnues dans l’industrie rendant la récupération impossible;
• Destruction physique des documents papier et de l’équipement électronique par déchiquetage ou tout autre moyen sécurisé.

RPS veille à ce que les processus de disposition soient effectués de manière à prévenir tout accès, toute communication ou toute utilisation non autorisés.

Principe 6 – Exactitude
RPS maintiendra les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour atteindre les fins déterminées. Vous pouvez demander que ces renseignements soient corrigés s’ils sont inexacts ou incomplets.

Principe 7 – Mesures de sécurité
Tous les renseignements personnels que vous ou nos clients nous fournissez sont conservés de façon sécurisée et demeurent strictement confidentiels. Les renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures organisationnelles, physiques et technologiques appropriées selon leur niveau de sensibilité.
Dans l’éventualité peu probable où des renseignements personnels sous notre contrôle seraient compromis, RPS Real Property Solutions prendra immédiatement des mesures pour contenir l’incident, enquêter et corriger la situation.

Si nous déterminons que l’incident présente un risque réel de préjudice grave pour les personnes concernées, RPS :

• Notifier les personnes concernées dans les meilleurs délais, en fournissant des détails sur la nature de la violation, les informations concernées et les mesures de protection recommandées ;
• Avisera les autorités compétentes conformément aux exigences légales (notamment la LPRPDE);
• Mettra en place des mesures correctives pour prévenir la récurrence, y compris la révision et le renforcement des contrôles de sécurité, au besoin;
  
• Tiendra des registres d’incident, comme l’exige la loi.

Principe 8 – Transparence
RPS mettra à la disposition de ses clients et du public des renseignements sur les politiques et procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels. Cette information est accessible sur nos sites Web ou par d’autres moyens sur demande.

Principe 9 – Accès
Sur demande écrite, vous serez informé de l’existence, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels, et vous pourrez y avoir accès. RPS répondra à ces demandes aussi efficacement que possible. Si RPS est empêchée de fournir cet accès, nous expliquerons les raisons du refus, sauf si la loi l’interdit. Votre droit d’accès n’est toutefois pas absolu. Lorsque la loi le permet, nous pouvons refuser l’accès dans certaines situations, notamment lorsque l’information demandée est protégée par le secret professionnel avocat-client, lorsque l’information demandée révélerait des renseignements commerciaux confidentiels, ou des renseignements personnels concernant une autre personne. Avant de fournir l’accès, nous exigerons une preuve d’identité afin de nous assurer que vous êtes autorisé à recevoir ces renseignements.

Principe 10 – Traitement des plaintes et des suggestions
Les clients et les membres du grand public pour lesquels Brookfield RPS a collecté, utilisé ou divulgué des informations personnelles peuvent contester le respect par RPS de la présente politique de confidentialité. Les RPS disposent de politiques et de procédures pour recevoir, examiner et répondre à
aux plaintes et aux questions concernant la présente politique de confidentialité et la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles. Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de RPS pour faire part de vos préoccupations ou pour demander l’accès à vos renseignements personnels. Les coordonnées se trouvent à la fin du présent document.